Immagina un venerdì sera affollato al tuo ristorante: i tavoli sono pieni, la cucina non ha un attimo di respiro e di colpo realizzi che due prenotazioni diverse sono state assegnate allo stesso tavolo.
Non ti preoccupare, non sei solo! Gestire situazioni complicate può essere una sfida complicata anche per i ristoratori più esperti.
In questo articolo sul blog, parleremo delle 6 sfide più comuni per la gestione delle prenotazioni di un ristorante e ti suggeriremo delle soluzioni pratiche per superarle. Queste strategie ti aiuteranno a gestire gli orari di punta e a garantire ai tuoi ospiti un'esperienza culinaria senza problemi.
1. Overbooking
Ti è mai capitato di avere uno di quei momenti in cui ti sembra che all’improvviso tutti i tuoi clienti arrivino assieme nel tuo ristorante? Questo di solito capita a causa dell’overbooking.
Gli overbooking avvengono quando accetti più prenotazioni di quante il tuo ristorante possa gestire. Questo può portare a sale affollate, tempi di attesa prolungati e quindi ad ospiti scontenti.
La soluzione: investi in un sistema di prenotazione affidabile come Quandoo for Restaurants che ti aiuti a tenere sotto controllo la disponibilità dei tavoli in tempo reale. In questo modo potrai evitare di accettare più prenotazioni di quante il tuo ristorante possa gestire.
Ti consigliamo inoltre di impostare dei limiti di permanenza al tavolo in base alla capienza del tuo ristorante e agli orari di punta. Questo ti permette di non sovraffollare le sale mantenendo alta la qualità del servizio.
Ad esempio, puoi usare la nostra opzione ‘Durata della Visita’ per scegliere un tempo predefinito per l'occupazione di un tavolo da parte degli ospiti. L'impostazione di limiti di prenotazione precisi ti consentirà di avere un ricambio dei tavoli efficace e di sfruttare al meglio i coperti.
2. No-show
Ti eri preparato a una giornata piena per poi ritrovarti con diversi tavoli vuoti a causa di ospiti che non si sono presentati? Sappiamo quanto possa essere fastidioso.
I no-shows possono stravolgere i tuoi piani lasciandoti con diversi tavoli vuoti e generando quindi una perdita di guadagno.
La soluzione: conferma le prenotazioni un giorno in anticipo attraverso chiamate, messaggi o email. Questo promemoria sarà un incentivo per i tuoi ospiti a rispettare i piani presi o ad avvisarti di eventuali cambi di programmi.
Puoi anche prendere in considerazione l’opzione di richiedere un deposito o un pagamento anticipato per la prenotazione, in particolare su prenotazioni negli orari di punta o per eventi di grandi dimensioni. In questo modo potrai avere un’ulteriore garanzia e potrai assicurarti un migliore ricambio dei tavoli.
3. Prenotazioni doppie
Le prenotazioni doppie avvengono quando due gruppi diversi vengono assegnati allo stesso tavolo alla stessa ora. Ad esempio, una famiglia che festeggia un compleanno e un gruppo di colleghi per una cena di lavoro sono stati assegnati allo stesso tavolo alle 8.
Ne consegue confusione tra gli ospiti e potenziali ritardi nel poter prendere posto.
La soluzione: utilizza un sistema di prenotazione che ti mostri con precisione quali tavoli sono disponibili, assicurandoti che nessun tavolo venga prenotato due volte. Gestisci le tue prenotazioni da una piattaforma unificata per avere sempre il controllo dei posti a sedere ed evitare errori di programmazione che potrebbero creare danni al servizio che offri.
4. Gestire i walk-in
Trovare velocemente un posto a sedere per gli ospiti che entrano senza prenotazione può essere una sfida complicata. Che si tratti di ospiti spontanei o di persone che non erano riuscite a ottenere una prenotazione, è fondamentale poter loro garantire un posto a sedere senza interrompere il flusso di lavoro e senza andare in overbooking.
La soluzione: assegna tavoli o aree specifiche per i walk-in in modo da garantire che possano sempre avere un posto a sedere senza disturbare la disposizione dei posti prenotati
Un’ottima idea può essere anche aggiungere i walk-in al sistema di prenotazione per semplificare la disposizione dei posti a sedere e mantenere una panoramica accurata della disponibilità dei tavoli.
Quandoo for Restaurants ti permette di aggiungere i walk-in in meno di 10 secondi. Al momento dell'aggiunta, potrai vedere quali tavoli sono già occupati. Questo ti permetterà di far accomodare i clienti che arrivano senza prenotazione, senza causare overbooking o ritardi per chi ha prenotato.
5. Accogliere richieste speciali
Le richieste speciali degli ospiti possono rendere più complicata la gestione di un ristorante. Queste richieste possono riguardare esigenze dietetiche, allergie o preferenze sul posto a sedere.
Come puoi gestire queste richieste mantenendo le condizioni di lavoro ottimali e assicurandoti che ogni ospite abbia un’esperienza senza intoppi?
La soluzione: Usa un sistema di prenotazione che ti permetta di annotare le richieste speciali. Ricorda al personale di controllare sempre queste note prima dell'arrivo degli ospiti. Questo ti aiuterà a soddisfare le richieste con precisione, facendo sentire gli ospiti importanti fin dall'inizio.
Ecco, ad esempio, come si presenta la funzione Note di Prenotazione. È un modo semplice per tenere traccia delle preferenze e delle richieste speciali degli ospiti, garantendo un'esperienza culinaria sempre personalizzata.
Assicurati di preparare il tuo personale a parlare apertamente con gli ospiti riguardo ciò che potete offrire in quanto ristorante e ad essere onesti su ciò che potrebbe non essere possibile. Offri alternative o suggerimenti quando non è possibile soddisfare una richiesta specifica. Questo aiuterà a gestire le aspettative e ad evitare errori di comunicazione.
6. Scarsa comunicazione con gli ospiti
Una buona comunicazione è fondamentale per un'esperienza senza intoppi. Aiuta gli ospiti a capire i dettagli della prenotazione, i tempi di attesa ed eventuali istruzioni speciali, facendoli sentire apprezzati e migliorando la loro esperienza complessiva.
Al contrario, una comunicazione scadente, come ad esempio fornire informazioni confuse o incomplete, risposte tardive o dettagli incoerenti, può generare confusione, frustrazione e quindi una cattiva opinione del tuo ristorante.
La soluzione: Invia conferme dettagliate della prenotazione via email o messaggio, includendo la data, l'ora ed eventuali note su richieste speciali.
Mantieni gli ospiti aggiornati sullo stato della loro prenotazione. In caso di modifiche o ritardi, informali tempestivamente attraverso il loro metodo di comunicazione prescelto.
Forma il personale a comunicare in modo chiaro ed educato con gli ospiti, sia di persona che al telefono. Sarà loro responsabilità fornire informazioni accurate sui tempi di attesa, sulle diverse opzioni di menù e su eventuali eventi o offerte speciali.
Conclusione
Gestire le sfide legate alle prenotazioni è fondamentale per soddisfare i tuoi ospiti e garantire il buon funzionamento del tuo ristorante. Ogni sfida richiede soluzioni pratiche e strategie proattive.
Una gestione efficace delle prenotazioni farà sì che i tuoi ospiti lascino il tuo ristorante con un'impressione positiva, desiderosi di tornare per un'altra memorabile esperienza culinaria.
