Kuvittele, että on kiireinen perjantai-ilta: ravintolasi on täyteen varattu, keittiö työskentelee tauotta asiakkaiden palvelemiseksi, ja tajuat, että kahdelle eri seurueelle on määritetty sama pöytä.
Et ole yksin – odottamattomien tilanteiden hoitaminen voi olla haaste jopa kaikkein kokeneimmille ravintola-alan ammattilaisille.
Tässä blogipostauksessa käsittelemme kuutta yleistä varauksiin liittyvää haastetta ja esitämme käytännön tapoja niiden taklaamiseksi. Nämä ratkaisut auttavat sinua pitämään tilanteen hallinnassa ja varmistamaan, että asiakkaasi ruokailukokemus on sujuva myös kiireisinä aikoina.
1. Ylibuukkaukset
Onko sinusta koskaan tuntunut siltä, että kaikki saapuivat ravintolaan yhtä aikaa? Usein näin käy ylibuukkausten vuoksi.
Ylibuukkaukset tapahtuvat, kun olet hyväksynyt enemmän varauksia kuin ravintolaan mukavasti mahtuu. Tämä voi johtaa tungokseen salissa, odotusaikojen pitkittymiseen ja asiakkaiden turhautumiseen.
Ratkaisu: Investoi luotettavaan pöytävarausjärjestelmään, kuten Quandoo for Restaurants, joka tekee pöytien saatavuuden ja varausaikojen reaaliaikaisesta ylläpitämisestä helppoa. Tämä estää sinua ottamasta enempää varauksia kuin ravintola pystyy hoitamaan.
Voit myös määrittää varauksen keston ravintolasi kapasiteetin ja ruuhka-aikojen mukaisesti. Vältä liiallisia varauksia kiireisinä aikona säilyttääksesi palvelun laadun.
Voit esimerkiksi käyttää järjestelmämme Varauksen kesto -vaihtoehtoa ja määritellä oletuskeston, jonka asiakkaat voivat viettää pöydässä. Asettamalla tarkat varausrajat voit tehokkaasti kierrättää pöytiä ja hyödyntää tilasi maksimaalisesti.
2. No-show-asiakkaat
Olet valmistautunut täydeksi varattuun ravintolaan, mutta huomaat useiden pöytien olevan tyhjillään. Mikä pettymys.
No-show't saattavat kariuttaa suunnitelmasi, jolloin pöydät jäävät tyhjiksi ja potentiaaliset tulot jäävät saamatta.
Ratkaisu: Vahvista varaukset päivää ennen puhelinsoitolla, tekstiviestillä tai sähköpostilla. Tämä ennakoiva muistutus kannustaa asiakkaita kunnioittamaan varauksia ja ilmoittamaan sinulle muutoksista.
Voit harkita myös katevarauksen tai ennakkomaksun pyytämistä varausten yhteydessä erityisesti kiireisinä aikoina tai suurten seurueiden kohdalla, jotta voit varmistaa varausten toteutumisen ja tehostaa pöytäkiertoa.
3. Tuplabuukkaukset
Tuplabuukkaus tapahtuu, kun kahdelle eri seurueelle on määritetty sama pöytä samalle ajankohdalle - esimerkiksi kun syntymäpäiviä juhliva perhe ja business-illalliselle saapuva työporukka on molemmat ajoitettu samaan pöytään kello 19:00.
Tilanne aiheuttaa hämmennystä asiakkaissa ja saattaa viivästyttää pöytään pääsyä.
Ratkaisu: Käytä pöytävarausjärjestelmää, joka näyttää sinulle tarkasti, mitkä pöydät ovat saatavilla - näin varmistat, ettei tuplabuukkauksia synny. Hallitse varauksia yhtenäisellä alustalla, jotta pysyt ajan tasalla pöytien tilanteesta ja vältyt serviisin sujuvuutta häiritseviltä sekaannuksilta.
4. Walk-in-asiakkaiden hallinta
Kun vieraat saapuvat ilman varausta, voi olla vaikeaa ohjata heidät nopeasti pöytään. Olipa kyseessä sitten spontaani päätös tai asiakas, joka ei saanut tehtyä varausta, on tärkeää varmistaa sujuva ruokailukokemus ja maksimoida istumapaikkojen käyttö ilman ylibuukkausta.
Ratkaisu: Määritä tietyt pöydät tai alueet walk-in-asiakkaille varmistaaksesi, että heidät saadaan pöytään ilman, että varattujen pöytien järjestelyt häiriintyvät.
Walk-in-asiakkaat kannattaa lisätä varausjärjestelmään, jotta pöytiinohjaus sujuu ja kaikkien on helppo hahmottaa pöytien saatavuus sekä ylläpitää sitä.
Quandoo for Restaurants -järjestelmän käyttäjänä voit lisätä walk-in-asiakkaat alle kymmenessä sekunnissa. Lisätessä näet, mitkä pöydät ovat jo varattuja, mikä auttaa sinua määrittämään pöydän walk-in-asiakkaille ilman ylibuukkausta ja viivästyttämättä varauksen tehneitä.
5. Erityistoiveiden huomioiminen
Asiakkaiden esittämät erityistoiveet voivat tehdä ravintolan pyörittämisestä monimutkaisempaa. Nämä pyynnöt voivat sisältää ruokavalioon tai allergioihin liittyviä tarpeita tai paikkatoiveita.
Miten hoidat näiden toiveiden toteutumisen varmistaen palvelun sujuvuuden ja erinomaisen ruokailukokemuksen jokaiselle?
Ratkaisu: Käytä pöytävarausjärjestelmää, joka antaa sinun merkitä erityistoiveet. Muistuta henkilökuntaa tarkistamaan nämä merkinnät ennen vieraiden saapumista. Tämä auttaa toteuttamaan pyynnöt tarkasti ja saa vieraat tuntemaan olonsa huomioiduiksi ensi hetkestä alkaen.
Tässä esimerkkinä, miltä Huomioitavaa varaukseen liittyen -ominaisuutemme näyttää. Se tarjoaa yksinkertaisen tavan pitää kirjaa asiakkaiden mieltymyksistä ja erityistoiveista, minkä avulla ravintolasi voi tarjota joka kerta yksilöllisen asiakaskokemuksen.
Varmista, että koulutat henkilökuntasi puhumaan asiakkaiden kanssa avoimesti ja rehellisesti siitä, mikä on mahdollista ja mikä ei. Tarjoa vaihtoehtoja tai ehdotuksia, jos ravintolasi ei voi täyttää erityistoivetta. Tämä auttaa hallitsemaan ennakko-odotuksia ja välttämään väärinymmärryksiä.
6. Heikko asiakasviestintä
Hyvä viestintä on avainasemassa sujuvan ruokailu kokemuksen luomisessa. Se auttaa asiakkaita ymmärtämään varaustietoja, odotusaikoja sekä erityisohjeita, saa heidät tuntemaan olonsa arvostetuiksi ja kokonaiskokemus paranee.
Sen sijaan kehno viestintä – kuten sekavan tai vaillinaisen informaation välittäminen, viivästyneet vastaukset tai epäjohdonmukaiset tiedot – voivat hämmentää, turhauttaa ja antaa ravintolasta huonon vaikutelman.
Ratkaisu: Lähetä asiakkaalle sähköpostitse tai tekstiviestillä yksityiskohtainen varaus vahvistus, joka sisältää päivämäärän, kellonajan ja kaikki tekemäsi erityis toiveisiin liittyvät muistiinpanot.
Pidä asiakkaasi ajan tasalla varauksen statuksesta. Jos jokin muuttuu tai viivästyy, ilmoita siitä nopeasti asiakkaan suosiman viestintäkanavan välityksellä.
Kouluta henkilökuntasi viestimään asiakkaille selkeästi ja kohteliaasti sekä kasvokkain että puhelimessa. Heidän tulee tarjota paikkansapitävää tietoa odotusajoista, menu-vaihtoehdoista sekä kaikista erityistilaisuuksista ja erikoistarjouksista.
Yhteenveto
Varaus Haasteiden hallinnalla on tärkeä rooli asiakastyytyväisyyden ja sujuvan ravintolatoiminnan varmistamiseksi. Jokaiseen haasteeseen on vastattava käytännön ratkaisuilla ja ennalta määritetyillä strategioilla.
Tehokas varaustenhallinta varmistaa, että asiakkaalle jää ravintolasta positiivinen vaikutelma ja mieleenpainuva ruokailukokemus saa heidät palaamaan mielellään uudelleen.
