Stelt u zich een drukke vrijdagavond voor: uw restaurant is volgeboekt, de keuken werkt non-stop om gasten te bedienen en u realiseert zich opeens dat twee verschillende groepen dezelfde tafel toegewezen hebben gekregen.
U bent niet de enige! Omgaan met onverwachte situaties kan een uitdaging zijn, zelfs voor de meest doorgewinterde horeca professionals.
In deze blogpost bespreken we zes veelvoorkomende reservering problemen en praktische manieren om ze te overwinnen. Deze oplossingen helpen u om drukke tijden te beheren en ervoor te zorgen dat uw gasten een soepele dineren ervaring hebben.
1. Overboekingen
Hebt u wel eens meegemaakt dat het leek alsof iedereen tegelijk naar uw restaurant kwam? Dit gebeurt vaak door overboekingen.
Overboekingen doen zich voor wanneer u meer reserveringen hebt geaccepteerd dan uw restaurant comfortabel kan onderbrengen. Dit kan leiden tot overvolle eetzalen, langere wachttijden en gefrustreerde gasten.
Oplossing: Investeer in een betrouwbaar reserveringssysteem zoals Quandoo for Restaurants, waarmee u gemakkelijk en in realtime de beschikbaarheid van tafels kunt bijhouden. Dit voorkomt dat u meer reserveringen accepteert dan uw restaurant aan kan.
Het is ook een goed idee om een tijdsduur voor diners (of looptijden) in te stellen op basis van de capaciteit van uw restaurant en piektijden. Voorkom overboekingen tijdens drukke periodes om de kwaliteit van de service te handhaven.
U kunt bijvoorbeeld onze optie Tijdsduur diner gebruiken en een standaardduur opgeven voor de tijd dat gasten aan een tafel kunnen blijven zitten. Door nauwkeurige reservering limieten in te stellen kunt u efficiënt tafels draaien en uw ruimte optimaal benutten.
2. No-shows
U hebt zich voorbereid op een volgeboekt restaurant, maar een aantal tafels blijft leeg. Zonde, toch?
No-shows kunnen uw plannen in de war sturen, waardoor tafels leeg blijven en u inkomsten misloopt.
Oplossing: Bevestig reserveringen een dag van tevoren via telefoon, sms of e-mail. Deze proactieve herinnering moedigt gasten aan om hun reserveringen na te komen of u te informeren over eventuele wijzigingen.
U kunt ook overwegen om een aanbetaling of vooruitbetaling te vragen voor reserveringen, vooral tijdens drukke periodes of voor grote groepen, om reserveringen veilig te stellen en de omloopsnelheid van tafels te verbeteren.
3. Dubbele reserveringen
Dubbele reserveringen ontstaan wanneer twee verschillende groepen tegelijkertijd aan dezelfde tafel worden toegewezen. Bijvoorbeeld, een familie die een verjaardag viert en een groep collega's die een zakendiner verwachten, zijn beide gepland voor dezelfde tafel om 19.00 uur.
Wat volgt is verwarring onder de gasten en mogelijke vertragingen bij het plaatsnemen.
Oplossing: Gebruik een reserveringssysteem dat u precies laat zien welke tafels beschikbaar zijn, zodat geen enkele tafel dubbel bezet wordt. Beheer uw reserveringen vanaf één platform om controle te houden over de zitplaatsen en om te voorkomen dat de planning in de war raakt, waardoor de service zou kunnen worden verstoord.
4. Walk-ins beheren
Wanneer gasten zonder reservering arriveren, kan het moeilijk zijn om hen snel van een plaats te voorzien. Of het nu spontane gasten zijn of gasten die niet konden reserveren, het is van groot belang om te zorgen voor een soepele doorstroom en de zitcapaciteit te maximaliseren zonder te overboeken.
Oplossing: Wijs specifieke tafels of gebieden aan voor walk-ins om ervoor te zorgen dat zij een zitplaats krijgen zonder de gereserveerde zitplaatsen te verstoren.
Het is een goed idee om walk-in gasten aan uw reserveringssysteem toe te voegen om de tafelschikking te stroomlijnen en een nauwkeurig overzicht van de beschikbare tafels te behouden.
Met Quandoo for Restaurants kunt u in minder dan 10 seconden walk-ins toevoegen. Tijdens het toevoegen kunt u zien welke tafels al bezet zijn, zodat u spontane gasten een plaats kunt geven zonder dat overboekt te raken of vertraging op te lopen voor gasten met een reservering.
5. Voldoen aan speciale verzoeken
Speciale verzoeken van gasten kunnen het runnen van een restaurant ingewikkelder maken. Deze verzoeken kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met dieetwensen, allergieën of de plek waar gasten willen zitten.
Hoe handelt u deze verzoeken af en zorgt u er tegelijkertijd voor dat alles op rolletjes blijft lopen en dat elke gast een geweldige eetervaring heeft?
Oplossing: Gebruik een reserveringssysteem waarmee u speciale verzoeken kunt noteren. Herinner uw personeel eraan om deze notities te controleren voordat de gasten arriveren. Dit helpt u om nauwkeurig aan verzoeken te voldoen, zodat gasten zich meteen belangrijk voelen.
Zo ziet onze functie reservering notities er bijvoorbeeld uit. Het is een eenvoudige manier om de voorkeuren en speciale verzoeken van gasten bij te houden, zodat uw gasten elke keer weer verzekerd zijn van een gepersonaliseerde dineren ervaring.
Zorg ervoor dat u uw personeel traint om open met gasten te praten over wat u kunt doen en wees eerlijk over wat misschien niet mogelijk is. Bied alternatieven of suggesties als u niet aan een specifiek verzoek kunt voldoen. Dit helpt verwachtingen te beheren en miscommunicatie te voorkomen.
6. Slechte communicatie met gasten
Goede communicatie is de sleutel tot een soepele dineren ervaring. Het helpt gasten om reserveringsdetails, wachttijden en eventuele speciale instructies te begrijpen, waardoor ze zich gewaardeerd voelen en hun algehele ervaring verbeteren.
Aan de andere kant kan slechte communicatie, zoals het geven van verwarrende of onvolledige informatie, vertraagde antwoorden of inconsistente details, leiden tot verwarring, frustratie en een slechte indruk van uw restaurant.
Oplossing: Stuur gedetailleerde reserveringsbevestigingen via e-mail of sms, inclusief de datum, tijd en eventuele opmerkingen over speciale verzoeken.
Houd gasten op de hoogte van hun reserveringsstatus. Als er wijzigingen of vertragingen zijn, laat ze dat dan meteen weten via de communicatiemethode van hun voorkeur.
Train uw personeel om duidelijk en beleefd met gasten te communiceren, zowel persoonlijk als via de telefoon. Ze moeten nauwkeurige informatie geven over wachttijden, menu-opties en speciale evenementen of aanbiedingen.
Conclusie
Omgaan met reservering problemen is essentieel om uw gasten tevreden te houden en ervoor te zorgen dat uw restaurant soepel draait. Voor elke uitdaging zijn praktische oplossingen en proactieve strategieën nodig.
Als u reserveringen effectief beheert, zorgt u ervoor dat uw gasten met een positieve indruk vertrekken en graag terugkomen voor nog een gedenkwaardige dineren ervaring.
