Die lege tafels die gereserveerd waren maar nooit bezet? Ze schaden je restaurant op meer dan één manier. No-shows verstoren je serviceplannen, laten personeel werkloos en verspillen voedsel dat je hebt voorbereid voor gasten die nooit zijn gekomen.
Met meer gasten die op het laatste moment reserveren of op de dag zelf annuleren, kunnen deze onvoorspelbare verliezen zich opstapelen als je geen plan hebt om ermee om te gaan. Laten we kijken naar zes eenvoudige manieren om die frustrerende no-shows aan te pakken.
1. Verstuur bevestigingen en herinneringen
Het tijdig versturen van bevestigingen en herinneringen via e-mail en sms is een geweldige manier om je gasten te informeren over hun aankomende reserveringen. Hier zijn enkele tips om dit te implementeren:
- Stuur een onmiddellijke reserveringsbevestiging met alle essentiële details (datum, tijd, groepsgrootte)
- Plan een herinnering 1-2 dagen voor de reservering
- Voeg een duidelijke annuleringsoptie toe die gemakkelijk te gebruiken is
- Overweeg een laatste herinnering 3-4 uur voor de reservering voor reserveringen op dezelfde dag
Wanneer gasten een tafel in je restaurant reserveren via Quandoo, ontvangen ze automatische bevestigingen en herinneringen over hun reservering. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat gasten alle informatie hebben die ze nodig hebben voordat ze aankomen.
2. Maak annuleringen gemakkelijk
Creëer een probleemloos annuleringsproces dat gasten aanmoedigt om je te informeren wanneer hun plannen veranderen. Wanneer annuleren makkelijker is dan niet komen opdagen, zullen meer gasten de moeite nemen om je te laten weten.
Gezien het feit dat 50% van de annuleringen op dezelfde dag plaatsvindt, is het cruciaal om dit proces eenvoudig te maken. Biedt online annuleringsopties aan, zodat gasten niet hoeven te bellen of direct met iemand hoeven te spreken.
Zorg ervoor dat de annuleringsoptie zichtbaar is in je reserveringsbevestigingen met een eenvoudige link of knop waarop ze kunnen klikken.
Hoe makkelijker je het maakt om te annuleren, hoe meer vooraf je bericht krijgt. Dit geeft je waardevolle tijd om de impact te beperken en mogelijk die tafel opnieuw te vullen via walk-ins of online reserveringen.
3. Gebruik een online reserveringssysteem
Gebruik een reserveringssysteem om je boekingen efficiënt te beheren. Een goed systeem biedt realtime zichtbaarheid van je tafelbeschikbaarheid, met onmiddellijke updates wanneer reserveringen worden gemaakt, gewijzigd of geannuleerd.
Deze realtime functionaliteit betekent dat je nooit tafels dubbel boekt of kansen mist om lege plekken te vullen. Wanneer er een annulering binnenkomt, maakt het systeem die tafel onmiddellijk vrij in je inventaris, waardoor deze binnen enkele seconden beschikbaar is voor nieuwe reserveringen.
De automatisering vermindert ook handmatige fouten en geeft je personeel de ruimte om zich te concentreren op het leveren van uitstekende service in plaats van het beheren van reserveringslogistiek.
Quandoo for Restaurants biedt een gebruiksvriendelijk reserveringssysteem dat je beschikbaarheid in realtime bijwerkt, waardoor je de tafelbezetting kunt maximaliseren en de impact van annuleringen en no-shows kunt minimaliseren.
4. Overweeg een reserveringsgarantie toe te voegen
Het vragen van creditcardgegevens of het in rekening brengen van een aanbetaling tijdens het reserveren creëert verantwoordelijkheid en kan mogelijk no-shows verminderen. Wanneer gasten weten dat hun kaart geregistreerd staat, zijn ze eerder geneigd hun reservering na te komen of correct te annuleren in plaats van simpelweg niet op te komen dagen.
Echter, ons onderzoek wijst uit dat gasten 28% meer geneigd zijn te reserveren wanneer er geen annuleringskosten zijn. Dit vormt een duidelijke uitdaging: hoe kunnen we no-shows verminderen zonder potentiële gasten af te schrikken?
Overweeg een evenwichtige aanpak. Gebruik garanties selectief voor je drukste periodes of grotere groepen, terwijl je het reserveren barrièrevrij houdt tijdens rustigere tijden.
5. Communiceer je reserveringsbeleid
Zorg ervoor dat je no-show- en annuleringsbeleid vanaf het begin duidelijk en zichtbaar is, op het moment van reserveren. Dit omvat het annuleringstijdvenster, no-show kosten, beleid voor te laat komen, groepsreserveringsbeleid, etc.
Wees specifiek over wat er gebeurt als gasten te laat komen of helemaal niet komen opdagen. Bijvoorbeeld: "Tafels worden 15 minuten na de reserveringstijd vastgehouden, waarna ze mogelijk aan andere gasten kunnen worden gegeven."
Duidelijke communicatie is belangrijk voor het managen van de verwachtingen van je gasten. Wanneer ze je beleid begrijpen vóór het reserveren, zijn ze eerder geneigd deze te respecteren of correct te annuleren als hun plannen veranderen.
6.Overweeg overboeking (strategisch)
Overboeking is omstreden, maar als het goed wordt gedaan, is het een slimme manier om je bedrijf te beschermen tegen no-shows. De truc zit in zorgvuldige berekening, niet in giswerk.
Door je historische no-show gegevens te analyseren, kun je patronen identificeren en dienovereenkomstig overboeken om het tafelgebruik te maximaliseren.
Als je gegevens bijvoorbeeld een consistent no-show percentage van 10-15% op donderdagavonden laten zien, kun je overwegen om 10% meer tafels te boeken dan je hebt. Deze aanpak helpt ervoor te zorgen dat je restaurant op optimale capaciteit draait, zelfs wanneer sommige gasten onvermijdelijk niet komen opdagen.
Deze strategie werkt het beste in combinatie met andere methoden om no-shows te verminderen en een solide plan voor het beheren van situaties waarin alle gasten wel verschijnen.
Afrondend
No-shows zullen altijd deel uitmaken van de restaurantbranche, maar je kunt hun impact beheersen.
Kies de strategieën die bij je restaurant passen, kijk wat aanslaat bij je gasten en pas aan terwijl je bezig bent. Voor je het weet, zet je die potentiële no-shows om in betrouwbare reserveringen en houd je je tafels vol.
Vraag je je af hoe je met andere veelvoorkomende reserveringsuitdagingen om moet gaan? Lees: Zo lost u 6 veelvoorkomende reservering problemen in restaurants op
