Quei tavoli vuoti che erano stati prenotati ma mai occupati? Danneggiano il tuo ristorante in più di un modo. I no-show sconvolgono i tuoi piani di servizio, lasciano il personale inattivo e sprecano il cibo che hai preparato per ospiti che non sono mai arrivati.
Sempre più clienti prenotano all'ultimo minuto o cancellano il giorno stesso: queste perdite imprevedibili possono accumularsi se non hai un piano per gestirle. Vediamo sei modi semplici per affrontare questi frustranti no-show.
1.Invia conferme e promemoria
Inviare conferme e promemoria tempestivi via email e SMS è un ottimo modo per notificare ai tuoi ospiti le loro prossime prenotazioni. Ecco alcuni suggerimenti per implementare questo:
- Invia una conferma immediata della prenotazione con tutti i dettagli essenziali (data, ora, numero di persone)
- Programma un promemoria 1-2 giorni prima della prenotazione
- Aggiungi un'opzione di cancellazione chiara e facile da usare
- Considera di inviare un promemoria finale 3-4 ore prima della prenotazione per le prenotazioni dello stesso giorno
Quando i clienti prenotano un tavolo nel tuo ristorante tramite Quandoo, ricevono conferme e promemoria automatici sulla loro prenotazione, facendoti risparmiare tempo e assicurando che gli ospiti abbiano tutte le informazioni necessarie prima di arrivare.
2. Rendi le cancellazioni facili
Crea un processo di cancellazione senza complicazioni che incoraggi gli ospiti ad avvisarti quando i loro piani cambiano. Quando cancellare è più facile che non presentarsi, più ospiti si prenderanno il tempo di farlo.
Considerando che il 50% delle cancellazioni avviene lo stesso giorno, rendere semplice il processo di cancellazione è cruciale. Offri opzioni di cancellazione online in modo che gli ospiti non debbano fare una telefonata o parlare direttamente con qualcuno.
Assicurati che l'opzione di cancellazione sia visibile nelle tue conferme di prenotazione con un semplice link o pulsante su cui possono cliccare.
Più rendi facile cancellare, più preavviso riceverai, guadagnando tempo prezioso per mitigare l'impatto della cancellazione e potenzialmente riempire quel tavolo con clienti di passaggio o prenotazioni online.
3. Usa un sistema di prenotazione online
Utilizza un sistema di prenotazione per gestire le tue prenotazioni in modo efficiente. Un buon sistema fornisce una visibilità in tempo reale della disponibilità dei tuoi tavoli, aggiornandosi istantaneamente quando le prenotazioni vengono effettuate, modificate o cancellate.
Usando questa funzionalità in tempo reale,non riserverai mai due volte lo stesso tavolo, e non perderai opportunità di riempire posti vuoti. Quando arriva una cancellazione, il sistema libera immediatamente quel tavolo nella tua agenda, rendendolo disponibile per nuove prenotazioni in pochi secondi.
L'automazione riduce anche gli errori manuali e libera il tuo personale, che può così concentrarsi sulla fornitura di un servizio eccellente anziché sulla logistica delle prenotazioni.
Quandoo for Restaurants offre un sistema di prenotazione facile da usare che aggiorna la tua disponibilità in tempo reale, aiutandoti a massimizzare l'utilizzo dei tavoli e a minimizzare l'impatto delle cancellazioni e dei no-show.
4. Considera di aggiungere una garanzia di prenotazione
Richiedere le informazioni della carta di credito o addebitare un deposito durante la prenotazione crea responsabilità e può potenzialmente ridurre i no-show. Quando gli ospiti sanno che la loro carta è registrata, è più probabile che rispettino la loro prenotazione o cancellino correttamente piuttosto che semplicemente non presentarsi.
Tuttavia, la nostra ricerca indica che i clienti sono il 28% più propensi a prenotare quando non c'è una penale di cancellazione. Questo presenta una chiara sfida: come ridurre i no-show senza scoraggiare potenziali ospiti.
Considera un approccio equilibrato. Usa le garanzie in modo selettivo per i tuoi periodi più affollati o per gruppi più numerosi, mantenendo le prenotazioni senza barriere durante i periodi più tranquilli.
5. Comunica la tua politica di prenotazione
Assicurati che le tue politiche sui no-show e sulle cancellazioni siano chiare e visibili fin dall'inizio, al momento della prenotazione. Questo include la finestra di cancellazione, le penali per i no-show, la politica per i ritardi, la politica per le prenotazioni di gruppo, ecc.
Sii specifico su cosa succede se gli ospiti arrivano in ritardo o non si presentano affatto. Per esempio, "I tavoli vengono tenuti per 15 minuti oltre l'orario di prenotazione, dopodiché potrebbero essere assegnati ad altri ospiti."
Una comunicazione chiara è importante per gestire le aspettative dei tuoi ospiti. Quando comprendono le tue politiche prima di prenotare, è più probabile che le rispettino o cancellino correttamente se i loro piani cambiano.
6. Considera l'overbooking (strategicamente)
L'overbooking è controverso, ma se fatto bene, è un modo intelligente per proteggere la tua attività dai no-show. Il trucco sta nell’impostarlo in base a un calcolo attento, non a supposizioni.
Analizzando i tuoi dati storici sui no-show, puoi identificare dei modelli e, in base ad essi, impostare una strategia di overbooking per massimizzare l'utilizzo dei tavoli.
Per esempio, se i tuoi dati mostrano un tasso costante di no-show del 10-15% il giovedì sera, potresti considerare di prenotare il 10% in più di tavoli rispetto a quelli che hai. Questo approccio aiuta a garantire che il tuo ristorante operi a capacità ottimale anche quando alcuni ospiti inevitabilmente non si presentano.
Questa strategia funziona meglio se combinata con altri metodi di riduzione dei no-show e un piano solido per gestire le situazioni in cui tutti gli ospiti si presentano effettivamente.
Conclusione
I no-show saranno sempre parte del business della ristorazione, ma puoi controllarne l'impatto.
Scegli le strategie che si allineano con il tuo ristorante, osserva cosa funziona con i tuoi ospiti e adattati man mano. Prima che te ne accorga, starai convertendo quei potenziali no-show in prenotazioni affidabili e mantenendo i tuoi tavoli pieni.
Ti chiedi come affrontare altre sfide comuni legate alle prenotazioni? Leggi: Come superare 6 sfide comuni nella prenotazione dei ristoranti
