Stellen Sie sich einen betriebsamen Freitagabend vor: Ihr Restaurant ist voll, die Küche läuft auf Hochtouren, und plötzlich merken Sie, dass zwei Gruppen denselben Tisch zugewiesen bekommen haben.
Sie sind nicht allein – selbst die erfahrensten Gastronom:innen finden den Umgang mit unerwarteten Situationen oft herausfordernd.
In diesem Blogbeitrag besprechen wir sechs häufige Herausforderungen mit Reservierungen und bieten praktische Lösungen, um diese zu bewältigen. Mit den Lösungen wird es Ihnen gelingen, Stoßzeiten zu meistern und Ihren Gästen ein reibungsloses Restauranterlebnis zu bieten.
Kennen Sie diese Momente, in denen es scheint, als würden alle Gäste gleichzeitig in Ihrem Restaurant ankommen? Dies geschieht häufig durch Überbuchungen.
Überbuchungen entstehen, wenn Ihr Restaurant mehr Reservierungen annimmt, als es komfortabel bewältigen kann. Dies kann zu überfüllten Räumlichkeiten, längeren Wartezeiten und frustrierten Gästen führen.
Die Lösung: Investieren Sie in ein zuverlässiges Reservierungssystem wie Quandoo for Restaurants, mit dem Sie die Verfügbarkeit von Tischen in Echtzeit überwachen können. So verhindern Sie, dass Sie mehr Reservierungen annehmen, als Ihr Restaurant bewältigen kann.
Sie können auch festlegen, wie lange jede Buchung dauern kann, basierend auf der Kapazität Ihres Restaurants und den Stoßzeiten. Stellen Sie sicher, dass es während dieser nicht zu voll wird, damit ein guter Service durchgängig gewährleistet werden kann.
Zum Beispiel können Sie unsere Option „Aufenthaltsdauer“ nutzen und eine Standardzeit angeben, wie lange die Gäste den Tisch belegen können. Mit genauen Reservierungsdauern erreichen Sie einen effizienten Tischwechsel und können Ihre Räumlichkeiten optimal ausnutzen.
No-Shows können Ihre Pläne durcheinanderbringen – leere Tische und entgangene Einnahmen sind die Folge.
Die Lösung: Bestätigen Sie Reservierungen einen Tag im Voraus per Telefon, SMS oder E-Mail. Diese proaktive Erinnerung motiviert die Gäste, ihre Reservierungen einzuhalten oder Sie rechtzeitig über Änderungen zu informieren.
Eventuell bietet es sich auch an, eine Anzahlung oder Vorauszahlung für Reservierungen zu verlangen – besonders in Stosszeiten oder bei grossen Gruppen. Auf diese Weise sichern Sie Ihre Buchungen und verbessern den Tischumsatz.
3. Doppelbuchungen
Eine Doppelbuchung liegt vor, wenn zwei verschiedene Parteien zur gleichen Zeit den gleichen Tisch zugewiesen bekommen. Ein Beispiel: Eine Familie, die einen Geburtstag feiert, und eine Gruppe von Arbeitskolleginnen, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung essen gehen, sind beide für 19 Uhr am selben Tisch eingeplant.
Dies führt zu Verwirrung unter den Gästen und möglichen Verzögerungen bei der Platzierung.
Die Lösung: Nutzen Sie ein Reservierungssystem, das Ihnen genau anzeigt, welche Tische noch verfügbar sind, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Verwalten Sie Ihre Reservierungen über eine zentrale Plattform, um die Kontrolle über die Tischvergabe zu behalten und Planungsfehler zu vermeiden, die den Service beeinträchtigen könnten
4. Verwaltung der Laufkundschaft
Wenn Gäste ohne Reservierung kommen, kann es schwierig sein, sie schnell zu platzieren. Egal, ob es sich um spontane Gäste handelt oder um solche, die keine Reservierung mehr bekommen haben – es ist wichtig, einen reibungslosen Ablauf im Restaurant zu gewährleisten und die Sitzplatzkapazität optimal zu nutzen, ohne Überbuchungen zu riskieren.
Die Lösung: Halten Sie bestimmte Tische oder Bereiche für Laufkundschaft bereit, um sicherzustellen, dass diese Gäste platziert werden können, ohne die reservierten Plätze zu stören.
Es ist sinnvoll, spontane Gäste in Ihr Reservierungssystem einzutragen, um die Sitzordnung zu optimieren und einen genauen Überblick über die Tischverfügbarkeit zu behalten.
Mit Quandoo for Restaurants können Sie Laufkundschaft in weniger als 10 Sekunden hinzufügen. Während des Hinzufügens sehen Sie, welche Tische bereits besetzt sind. So können Sie Ihrer Laufkundschaft einen Sitzplatz anbieten, ohne Überbuchungen oder Verzögerungen für Gäste mit Reservierungen zu verursachen.
Schulen Sie Ihr Personal darin, offen mit den Gästen zu kommunizieren und ehrlich zu erklären, was möglich ist und was nicht. Wenn ein bestimmter Wunsch nicht erfüllt werden kann, bieten Sie Alternativen oder Vorschläge an. Dies hilft, die Erwartungen zu managen und Missverständnisse zu vermeiden.
6. Schlechte Gästekommunikation
Eine gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Restaurantbesuch. Sie hilft den Gästen, Reservierungsdetails, Wartezeiten und besondere Anweisungen zu verstehen, sodass sie sich wertgeschätzt fühlen und ihren Besuch in vollen Zügen geniessen können.
Im Gegensatz dazu kann schlechte Kommunikation – wie verwirrende oder unvollständige Informationen, verzögerte Antworten oder widersprüchliche Angaben – zu Verwirrung, Frustration und einem negativen Eindruck von Ihrem Restaurant führen.
Die Lösung: Senden Sie detaillierte Reservierungsbestätigungen per E-Mail oder SMS, inklusive Datum, Uhrzeit und eventueller Sonderwünsche.
Halten Sie die Gäste über den Status ihrer Reservierung auf dem Laufenden. Bei Änderungen oder Verzögerungen benachrichtigen Sie Ihre Gäste umgehend auf ihrem bevorzugten Kommunikationsweg.
Schulen Sie Ihr Personal darin, klar und höflich mit den Gästen zu kommunizieren, sowohl persönlich als auch am Telefon. Ihr Personal sollte präzise Auskunft über Wartezeiten, Speisen auf der Karte sowie besondere Anlässe und Angebote geben können.
Fazit
Der richtige Umgang mit Herausforderungen mit Reservierungen ist entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Gäste und den reibungslosen Betrieb Ihres Restaurants. Jede Herausforderung erfordert praktische Lösungen und proaktive Strategien.
Ein effizientes Reservierungsmanagement sorgt dafür, dass Ihre Gäste zufrieden nach Hause gehen und gerne für ein weiteres kulinarisches Erlebnis zurückkommen.